El control de acceso en propiedad horizontal en Colombia no es solo una buena práctica: es una obligación legal. Como administrador, eres responsable de registrar a cada persona que ingresa al conjunto y de proteger esa información. Aquí te explicamos qué dice la ley y cómo cumplirla sin complicarte.
Marco legal del control de acceso en Colombia
La Ley 675 de 2001 establece que el administrador de propiedad horizontal es responsable de la seguridad de las áreas comunes y de mantener registros de las personas que ingresan al conjunto. Esto incluye visitantes, proveedores y personal de servicios. El incumplimiento puede derivar en sanciones ante la Superintendencia de Notariado y Registro.
Adicionalmente, la Ley 1581 de 2012 regula el tratamiento de datos personales. Todo dato que recolectes en la portería —nombre, cédula, foto— debe tratarse con las garantías que esta ley exige.
Obligaciones concretas del administrador frente al acceso
- Registro de toda persona que ingrese al conjunto con identificación verificable
- Historial consultable ante requerimientos legales o de la junta
- Protección de los datos personales recolectados
- Conservación de los registros por el tiempo que establezca el reglamento interno
El riesgo de los datos biométricos: un caso real
En 2024 la SIC (Superintendencia de Industria y Comercio) ordenó a un conjunto residencial en Bogotá eliminar datos biométricos recolectados sin el consentimiento explícito de los residentes. La resolución fue clara: recolectar huellas dactilares o reconocimiento facial sin habeas data firmado es ilegal en Colombia.
Portería Plus usa lectura OCR de documentos de identidad. No almacena datos biométricos de ningún tipo, cumpliendo plenamente con la normativa vigente de la SIC.
Cómo Portería Plus facilita el cumplimiento legal
La plataforma genera automáticamente los registros que la ley exige: fecha, hora, nombre, número de documento, destino y foto del visitante. Todo queda almacenado y es descargable en cualquier momento.
Ante una auditoría, una solicitud de la junta o un incidente de seguridad, el administrador tiene la información lista, organizada y con respaldo digital.
Protección de datos en la nube
Portería Plus almacena todos los datos con cifrado de 256 bits en servidores seguros. Los datos solo son accesibles por el administrador y los porteros autorizados. Los residentes pueden solicitar la eliminación de sus datos, cumpliendo con el habeas data colombiano.
Lo que viene pronto
Próximamente Portería Plus incorporará el módulo de tickets y solicitudes para que los residentes puedan comunicarse formalmente con la administración, con registro de cada comunicación. Una herramienta más para el cumplimiento y la transparencia de la gestión.
👉 Solicita tu demo gratuita de Portería Plus
¿Tienes dudas sobre cómo cumplir con la Ley 675 en tu conjunto? Escríbenos, te orientamos sin compromiso.